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【摘要】随着改革开放的不断深入，社会经济体制的不断完善，秘书越来越职业化。社会需要怎样的秘书？秘书要具备哪些素养？作为输送秘书的培养机构之一的各类中职校，要如何培养合格的秘书人才？这些都是目前中职学校要考虑的问题。
【关键词】职业秘书 专业素养 培养
目前，关于秘书一词的含义，大家比较统一的观点是：秘书是专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导的决策及其实施服务的人员。随着改革开放的不断深入，社会经济体制的不断完善，现代社会对秘书人才的需求日益迫切，要求也越来越高，秘书也越来越职业化。但是，长期以来，秘书人才同时出现了“供不应求”和“供过于求”两种局面并存的怪现象。一方面，用人单位常常要不到合适的秘书；另一方面，大量文秘专业的毕业生却难以找到对口专业的工作。特别是中职学校文秘专业的毕业生，学历不如高校同类专业毕业生的高，知识层次也难以跟高校同类毕业生相比，更难找到对口的就业岗位。那么，社会需要怎样的秘书？秘书要具备哪些素养？作为输送秘书的培养机构之一的各类中职校，要如何培养合格的秘书人才？这些都是目前中职学校要考虑的问题。
一、秘书专业素养的构成
秘书的专业素养主要由政治素养、知识与技能素养、职业道德、情感意志修养等要素构成。
1．秘书的政治素养要求
秘书是直接为领导工作服务的，其工作具有较强的政治性。所以，秘书人员必须要有较高的政治素养。秘书人员的政治素养主要体现在要具备较高的政治觉悟、坚定的信念、一定的政策理论水平和良好的思想作风等方面。
2．秘书的知识与技能素养
根据秘书人员的工作性质和内容，秘书知识结构和技能一般包括以下几个层次：
（1）基础知识与技能。秘书人员要熟悉汉语基础知识和常用古汉语知识、古诗词知识，具有较熟练的汉语表达能力；对自然科学和社会科学方面的基本常识有一定的了解。
（2）专业知识与专业技能。专业知识主要是指：熟悉文书撰写与处理知识；熟悉会务工作的基本内容与要求；熟悉公关工作的基本内容与方法、掌握协调工作的程序与方法、熟悉社交礼仪的基本知识等。专业技能主要指：熟练地撰写、处理各类公文；能按要求进行调研和信息档案管理工作；能组织中小型会议并能作好会务工作；具备一定的协调能力；具有公关策划的实施能力；具有处理突发事件的应变能力。
（3）相关知识与技能。主要是与秘书专业知识密切相关的一些学科知识。如：国家相关的法律法规、会计、税收、金融等基本知识、市场经济的基本知识。
（4）工具性知识与技能。主要是指能熟练地使用现代办公设备、熟悉速记与汉字快速记录法、熟悉一门以上外语、能熟练地使用计算机。
3．秘书的职业道德
《国家职业标准——秘书》一书从以下几个方面提出了秘书职业道德标准：忠于职守、自觉履行各项职责；办事公道，热情服务；兢兢业业，甘当无名英雄；服从领导，当好参谋；保守国家机密,谦虚谨慎，文明礼貌；刻苦学习；努力提高思想、科学文化素质；钻研业务，掌握秘书工作各项工作技能。
具体来说，除了前面提到的政治素养要求与知识技能要求外，还要具备以下几方面的能力：
（1）综合分析、辅助决策与参与管理的能力。秘书工作具有辅助性与综合性的特点。辅助性是秘书工作的根本属性。秘书不仅要会办文办事，还要会参与政务、管理事务；不但要善于发现问题、分析问题，而且还要善于辅助领导决策。领导决策的依据很大程度上来源于秘书提供的信息。
（2）预测和应变能力。秘书要善于从纷繁复杂的市场信息中捕捉有用信息，了解全国社会经济发展的现状和趋势，对本行业的发展情况进行深入分析研究，这样才能及时协助领导调整既定计划和目标，增强应变能力。
（3）自我控制和协调能力。秘书工作的性质决定了秘书既要协调好各部门之间、领导和上下级之间的关系，又要协调好各项工作之间的关系，以防止“撞车”和“顶牛”。而要做好这项工作，具备良好的自我控制能力和协调能力至关重要。
（4）创新和开拓能力。创新是时代的要求。作为领导的助手和参谋，秘书必须具有较强的创新及开拓能力。秘书不仅应正确领会领导意图，更应及时填补领导思路的盲点，帮助领导打开思路。为此，秘书必须增强创新意识，学会独立思考。
4．秘书人员的情感意志修养
秘书人员的情感意志修养要求如下：
（1）要有广泛的兴趣。广泛的兴趣便于获取丰富的知识，扩大信息来源，充实自己的精神生活。如果兴趣单一化或者偏斜，必然影响知识的吸收，也不利于个性的发展。
（2）要有稳定的情感。一是要保持积极的心境。积极的心境可以使人充满自信，富有活力；二是不盲目冲动。盲目冲动往往不能约束自己的行为，造成不良的后果；三是善于自我调节。秘书人员接触各种人与事，应酬面广，事务多，难免有不顺心的时候。这就需要秘书人员善于控制和调节自己的情绪。
（3）要具备健全的性格。健全的性格主要包括自信、诚实、稳健、宽容等。自信就是深信自己有能力去完成自己所担负的工作，主要表现在对工作的积极性和主动性上。秘书人员的记实既表现为对组织、对领导讲真话，忠诚老实，也表现为诚实地对待自己，如实地反映自己的优缺点，不夸大，不隐瞞。稳健既表现为遇事细心，观察细致、考虑周详，又表现为遇到突发事件时镇定自若，不慌张，冷静而又充满理智地及时采取对策。
二、职业秘书培养途径
1．要转变办学观念，明确秘书培养的职业化导向
培养社会需要的秘书，这是中职秘书专业培养的最基本的目标。我国取消大中专毕业生国家包分配制度已有十余年了。目前，我国就业的现状是：毕业生直接被推向社会，由社会来选择适用的人才，由市场来决定人才的流向。社会对人才的需求，也越来越直越强调其专业性。时下，中职学校文秘专业的毕业生，就业以企业为主。因此，中职学校必须明确，只有加强学生专业素质的培养，突出其职业特点，才能适应社会的需要。
2．围绕秘书的职业化导向，建立科学的课程体系
培养目标的转变，首先要体现在课程的设置上。目前，不少中职学校文秘专业课程体系的基本结构仍然是传统的“基础课+专业课”模式。其中基础课占了相当大的比重，专业课所占比重明显偏小，且教材比较落后，大部分尚是以培养机关事业秘书为导向，内容以党政机关工作的为主，适用企业的不多。这样的课程体系培养出来的毕业生，为何难以达到符合用人单位的要求就不难理解了。因此，秘书专业的课程设置也应以职业化为导向。秘书专业学生不仅应学习公共基础课和专业基础课，还应掌握和了解体现时代特色的多样化的辅助知识和行业知识，如经济学、会计学、市场营销、经济管理学、企业管理、经济法学、社会学、领导科学与艺术、公共关系、公关礼仪、商务礼仪等。
3．有意识地培养学生专业角色意识
角色意识，是指一个人在社会群体中所处的地位以及由此所规定的社会职责的感知与认识。中职学校在进行专业教学过程中，不但要求学生要掌握必要的专业技能，而且要有意识地引导学生遵照职业规范，准确进行自我定位，培养其角色意识，使学生走上工作岗位时，能尽快适应和胜任秘书工作。如：上理论课时，可以假设老师是领导，学生就是秘书。对于讲课的内容，要求学生用速记技能来做笔记。开始的时候，什么时候该用详细记录法，什么时候该用摘要记录法，老师可以作必要的提醒。时间长了，学生的记录质量、记录速度就会大大提高，既学习了授课内容，又熟练地掌握了速记这门秘书工作的基本技能，秘书角色意识也得到了提升和强化。
4．采用多样化的教学方法，加大实践性教学力度
传统的教学模式过于重视理论教学，忽视了实践性教学，不利于学生把所学的知识转化为实践技能。因此，必须要创造必要的条件，采取多样化的教学方法，加强实践性教学的力度，从而提高学生分析与解决问题的能力，培养学生的独立个性和创新精神。任务教学法是一种颇见成效的实践性教学法。即对于班级、学校、社团的各种文体活动，可以当作任务去让学生去组织完成。尤其是大型的活动，如何制定计划、如何用时间表来管理、如何分工合作、如何协调各方面的关系……通过组织开展活动，学生可以通过亲身的实践，处理问题的能力、口头表达能力、沟通协调能力、综合分析能力、创新能力、随机应变能力等得到了充分训练。此外，情景模拟教学法、案例教学法等也是行之有效的实践教学法。
5．抓好学生毕业实习工作
毕业实习是学生从学生角色向职业角色的心理转换的衔接点，是把教学知识转变为工作技能的一种尝试和过渡，对学生有着重要的意义。在实习岗位上，学生以“准秘书”的身份出现，充分利用自身学到的知识和技能来处理工作上的事情。遇到问题，也不再具有在校时群体力量的优势，必须独立面对和解决。通过实习，不断总结和积累工作经验，为正式走上工作岗位做好业务上和心理上的准备。
6．加强教师队伍的建设
俗话说：“打铁先得自身硬”。要培养出职业化的秘书，必须要有职业化的教师。目前，从事秘书专业教学的教师，很大一部分是从其它专业转行而来的或兼职的，或者从高校毕业后直接进入中职学校任教的。他们很少有在企事业单位从事秘书工作的经验和体会。而要培养高素质的复合型秘书人才，没有一支高水平的师资队伍是万万不行的。因此，一方面，教师应加强理论知识和专业技能的学习，了解专业的前沿信息，掌握过硬的职业技能；另一方面，应融入社会，参与实践，亲身经历和体验秘书工作，真正做到理论与实践的有机结合。
【参考文献】
1．《文秘实务与案例》，中国劳动社会保障出版社
2．《秘书基础》，高等教育出版社
（作者单位：543002广西梧州市轻工技工学校）
【关键词】职业秘书 专业素养 培养
目前，关于秘书一词的含义，大家比较统一的观点是：秘书是专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导的决策及其实施服务的人员。随着改革开放的不断深入，社会经济体制的不断完善，现代社会对秘书人才的需求日益迫切，要求也越来越高，秘书也越来越职业化。但是，长期以来，秘书人才同时出现了“供不应求”和“供过于求”两种局面并存的怪现象。一方面，用人单位常常要不到合适的秘书；另一方面，大量文秘专业的毕业生却难以找到对口专业的工作。特别是中职学校文秘专业的毕业生，学历不如高校同类专业毕业生的高，知识层次也难以跟高校同类毕业生相比，更难找到对口的就业岗位。那么，社会需要怎样的秘书？秘书要具备哪些素养？作为输送秘书的培养机构之一的各类中职校，要如何培养合格的秘书人才？这些都是目前中职学校要考虑的问题。
一、秘书专业素养的构成
秘书的专业素养主要由政治素养、知识与技能素养、职业道德、情感意志修养等要素构成。
1．秘书的政治素养要求
秘书是直接为领导工作服务的，其工作具有较强的政治性。所以，秘书人员必须要有较高的政治素养。秘书人员的政治素养主要体现在要具备较高的政治觉悟、坚定的信念、一定的政策理论水平和良好的思想作风等方面。
2．秘书的知识与技能素养
根据秘书人员的工作性质和内容，秘书知识结构和技能一般包括以下几个层次：
（1）基础知识与技能。秘书人员要熟悉汉语基础知识和常用古汉语知识、古诗词知识，具有较熟练的汉语表达能力；对自然科学和社会科学方面的基本常识有一定的了解。
（2）专业知识与专业技能。专业知识主要是指：熟悉文书撰写与处理知识；熟悉会务工作的基本内容与要求；熟悉公关工作的基本内容与方法、掌握协调工作的程序与方法、熟悉社交礼仪的基本知识等。专业技能主要指：熟练地撰写、处理各类公文；能按要求进行调研和信息档案管理工作；能组织中小型会议并能作好会务工作；具备一定的协调能力；具有公关策划的实施能力；具有处理突发事件的应变能力。
（3）相关知识与技能。主要是与秘书专业知识密切相关的一些学科知识。如：国家相关的法律法规、会计、税收、金融等基本知识、市场经济的基本知识。
（4）工具性知识与技能。主要是指能熟练地使用现代办公设备、熟悉速记与汉字快速记录法、熟悉一门以上外语、能熟练地使用计算机。
3．秘书的职业道德
《国家职业标准——秘书》一书从以下几个方面提出了秘书职业道德标准：忠于职守、自觉履行各项职责；办事公道，热情服务；兢兢业业，甘当无名英雄；服从领导，当好参谋；保守国家机密,谦虚谨慎，文明礼貌；刻苦学习；努力提高思想、科学文化素质；钻研业务，掌握秘书工作各项工作技能。
具体来说，除了前面提到的政治素养要求与知识技能要求外，还要具备以下几方面的能力：
（1）综合分析、辅助决策与参与管理的能力。秘书工作具有辅助性与综合性的特点。辅助性是秘书工作的根本属性。秘书不仅要会办文办事，还要会参与政务、管理事务；不但要善于发现问题、分析问题，而且还要善于辅助领导决策。领导决策的依据很大程度上来源于秘书提供的信息。
（2）预测和应变能力。秘书要善于从纷繁复杂的市场信息中捕捉有用信息，了解全国社会经济发展的现状和趋势，对本行业的发展情况进行深入分析研究，这样才能及时协助领导调整既定计划和目标，增强应变能力。
（3）自我控制和协调能力。秘书工作的性质决定了秘书既要协调好各部门之间、领导和上下级之间的关系，又要协调好各项工作之间的关系，以防止“撞车”和“顶牛”。而要做好这项工作，具备良好的自我控制能力和协调能力至关重要。
（4）创新和开拓能力。创新是时代的要求。作为领导的助手和参谋，秘书必须具有较强的创新及开拓能力。秘书不仅应正确领会领导意图，更应及时填补领导思路的盲点，帮助领导打开思路。为此，秘书必须增强创新意识，学会独立思考。
4．秘书人员的情感意志修养
秘书人员的情感意志修养要求如下：
（1）要有广泛的兴趣。广泛的兴趣便于获取丰富的知识，扩大信息来源，充实自己的精神生活。如果兴趣单一化或者偏斜，必然影响知识的吸收，也不利于个性的发展。
（2）要有稳定的情感。一是要保持积极的心境。积极的心境可以使人充满自信，富有活力；二是不盲目冲动。盲目冲动往往不能约束自己的行为，造成不良的后果；三是善于自我调节。秘书人员接触各种人与事，应酬面广，事务多，难免有不顺心的时候。这就需要秘书人员善于控制和调节自己的情绪。
（3）要具备健全的性格。健全的性格主要包括自信、诚实、稳健、宽容等。自信就是深信自己有能力去完成自己所担负的工作，主要表现在对工作的积极性和主动性上。秘书人员的记实既表现为对组织、对领导讲真话，忠诚老实，也表现为诚实地对待自己，如实地反映自己的优缺点，不夸大，不隐瞞。稳健既表现为遇事细心，观察细致、考虑周详，又表现为遇到突发事件时镇定自若，不慌张，冷静而又充满理智地及时采取对策。
二、职业秘书培养途径
1．要转变办学观念，明确秘书培养的职业化导向
培养社会需要的秘书，这是中职秘书专业培养的最基本的目标。我国取消大中专毕业生国家包分配制度已有十余年了。目前，我国就业的现状是：毕业生直接被推向社会，由社会来选择适用的人才，由市场来决定人才的流向。社会对人才的需求，也越来越直越强调其专业性。时下，中职学校文秘专业的毕业生，就业以企业为主。因此，中职学校必须明确，只有加强学生专业素质的培养，突出其职业特点，才能适应社会的需要。
2．围绕秘书的职业化导向，建立科学的课程体系
培养目标的转变，首先要体现在课程的设置上。目前，不少中职学校文秘专业课程体系的基本结构仍然是传统的“基础课+专业课”模式。其中基础课占了相当大的比重，专业课所占比重明显偏小，且教材比较落后，大部分尚是以培养机关事业秘书为导向，内容以党政机关工作的为主，适用企业的不多。这样的课程体系培养出来的毕业生，为何难以达到符合用人单位的要求就不难理解了。因此，秘书专业的课程设置也应以职业化为导向。秘书专业学生不仅应学习公共基础课和专业基础课，还应掌握和了解体现时代特色的多样化的辅助知识和行业知识，如经济学、会计学、市场营销、经济管理学、企业管理、经济法学、社会学、领导科学与艺术、公共关系、公关礼仪、商务礼仪等。
3．有意识地培养学生专业角色意识
角色意识，是指一个人在社会群体中所处的地位以及由此所规定的社会职责的感知与认识。中职学校在进行专业教学过程中，不但要求学生要掌握必要的专业技能，而且要有意识地引导学生遵照职业规范，准确进行自我定位，培养其角色意识，使学生走上工作岗位时，能尽快适应和胜任秘书工作。如：上理论课时，可以假设老师是领导，学生就是秘书。对于讲课的内容，要求学生用速记技能来做笔记。开始的时候，什么时候该用详细记录法，什么时候该用摘要记录法，老师可以作必要的提醒。时间长了，学生的记录质量、记录速度就会大大提高，既学习了授课内容，又熟练地掌握了速记这门秘书工作的基本技能，秘书角色意识也得到了提升和强化。
4．采用多样化的教学方法，加大实践性教学力度
传统的教学模式过于重视理论教学，忽视了实践性教学，不利于学生把所学的知识转化为实践技能。因此，必须要创造必要的条件，采取多样化的教学方法，加强实践性教学的力度，从而提高学生分析与解决问题的能力，培养学生的独立个性和创新精神。任务教学法是一种颇见成效的实践性教学法。即对于班级、学校、社团的各种文体活动，可以当作任务去让学生去组织完成。尤其是大型的活动，如何制定计划、如何用时间表来管理、如何分工合作、如何协调各方面的关系……通过组织开展活动，学生可以通过亲身的实践，处理问题的能力、口头表达能力、沟通协调能力、综合分析能力、创新能力、随机应变能力等得到了充分训练。此外，情景模拟教学法、案例教学法等也是行之有效的实践教学法。
5．抓好学生毕业实习工作
毕业实习是学生从学生角色向职业角色的心理转换的衔接点，是把教学知识转变为工作技能的一种尝试和过渡，对学生有着重要的意义。在实习岗位上，学生以“准秘书”的身份出现，充分利用自身学到的知识和技能来处理工作上的事情。遇到问题，也不再具有在校时群体力量的优势，必须独立面对和解决。通过实习，不断总结和积累工作经验，为正式走上工作岗位做好业务上和心理上的准备。
6．加强教师队伍的建设
俗话说：“打铁先得自身硬”。要培养出职业化的秘书，必须要有职业化的教师。目前，从事秘书专业教学的教师，很大一部分是从其它专业转行而来的或兼职的，或者从高校毕业后直接进入中职学校任教的。他们很少有在企事业单位从事秘书工作的经验和体会。而要培养高素质的复合型秘书人才，没有一支高水平的师资队伍是万万不行的。因此，一方面，教师应加强理论知识和专业技能的学习，了解专业的前沿信息，掌握过硬的职业技能；另一方面，应融入社会，参与实践，亲身经历和体验秘书工作，真正做到理论与实践的有机结合。
【参考文献】
1．《文秘实务与案例》，中国劳动社会保障出版社
2．《秘书基础》，高等教育出版社
（作者单位：543002广西梧州市轻工技工学校）