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摘 要：在经济不断发展下促进高新技术的不断发展，计算机以及互联网技术在人们的生活和工作中受到广泛应用，这些技术的不断更新和发展为工作带来极大便利，尤其对文件管理工作带来有效技术支持。对于行政机关单位而言文件管理是重要的工作内容，为有效提高文件管理效率和管理质量，加强对先进管理技术的应用具有现实意义。
关键词：行政机关 文件管理 效率
在传统的文件管理中，基本以纸质文件为主，随着文件的增加给管理工作带带来一定难度，在文件管理工作中经常出现文件不全，文件损坏等问题，造成重要资料的丢失和损毁，不利于行政机关工作的开展。并且随着文件的不断增加，需要更大的空间进行储存，文件从整理到归档工作的繁杂性增加的文件管理难度。对于行政机关问文件管理质量直接决定着行政机关的工作效率，所以实际工作中必须采用先进的管理方法，提高机关文件的管理效率。
一、行政机关文件管理的主要特点
1.科学性。行政机关的文件管理工作是事业单位或者企业在经营和管理中产生的重要文件，对整个企业或者事业单位发展具有重要影响。所以行政机关在进行文件管理过程中应当保证管理工作科学性和可靠性。
2.完整性。文件管理工作是对所吸收和储藏的文件进行全面管理，管理对象是所有文件，在管理工作中不能因为特殊情况只重视部分文件的管理，而忽视对其它文件的管理。尤其是行政机关中具有重要作用的文件。在实际管理工作中，工作人员应当严格按照管理要求对机关单位中所有文件进行科学管理，从而达到文件管理的最终目的。
3.系统性。行政机关作为严肃的有序的机关单位，应当保证文件管理工作实现系统性，按照规范的流程实现科学管理和规划。行政机关中的文件管理工作是为满足各个部门的需求而建立的，所以在进行文件管理工作中的应当以各个部门的实际需求为基础，严格遵守各个部门对文件管理的规章制度，从而满足行政机关对文件管理的要求。
4.政治性和权威性。行政机关在一定范围内具有管理和指挥的作用，不同层级的行政机关其任务不同，但都是为了对地方事务实现公平公正管理和决策，所以在文件管理工作中应当保证文件传递的顺畅性和文本的权威性，只有这样才能更好的推动政府部门为广大人民服务，发挥自身最大作用。
二、提高行政机关文件管理效率的有效措施
1.加强对文件管理工作的重视。文件是事业单位和企业在管理和经营中产生的各種数据信息以及发展规划等，这些文件是事业单位和企业发展的基础，居有支柱性作用，所以文件管理部门的领导和工作人员必须认识到文件管理工作对社会发展建设的重要作用。在政府部门做出的科学决策以及各项方针政策和工作措施的开招都是经过文件传递而实现的，对事业单位和企业而言，文件是本部门或者本企业重要的发展成长资料。
对文件的管理主要取决于文件管理部门领导的重视和决策，所以在开展工作前应当加强对领导的培训工作，让部门管理者认识到文件管理的重要性，加强对事业单位发展的重视，切实把文件管理工作纳入发展规划和年度计划之中。在工作中制定完善管理对策和管理方法，切实将文件管理落实到实际工作中。并制定绩效考核机制，加强对文件整理、归档工作的考察，促进文件管理工作质量的提高。在收集和整理文件时应当对文件的完整性加强重视，对归档的文件材料加强审查，对不完整的文件拒收。使管理者加强对文件管理的重视是提高文件管理工作效率的基础和前提。
2.加强文件管理工作的宣传，提高工作人员整体素质。在实际工作中应当定期组织培训和学习，针对文件管理相关理论知识和管理方法进行学习，同时加强相关工作人员之间的交流和学习，通过对文件管理要求的分析，应当建立有效的管理制度，利用强制手段促使工作人员加强对参与理论课程学习和研究，让所有工作人员能够在工作之余丰富自身专业知识素养，感受到学习的乐趣，从而不断掌握更完善、更新型的文件管理知识，不断提高自身文化修养以及工作能力，从而提高自身管理工作的效率和管理质量，为事业单位和企业提供更好的信息服务。
在实际文件管理工作中如果所有行政机关的文件管理人员都能够充分认识到自己工作岗位和工作性质和工作内容，对其他部门和单位的影响，那么在文件管理工作过程中会主动考虑自己的工作形式，分析自己的工作细节，明确其他部门对文件管理的具体要求，从而不断进行学习和研究，实现文件管理工作与其他部门之间的有效合作与协调，可以更好的提高工作效率，发挥文件的最大作用。
3.建立健全的行政机关文件管理工作规章制度。各单位在实际管理和运行中都会构建符合自身部门发展的规章制度，从而严格要求规范每个工作人员的行为和思想，在工作中只有通过严格的管理才能规范工作流程，使文件管理工作满足严谨性特点。但是在制定制度时应当避免过于严苛，否则会失去灵活性，反而起到反作用不利于工作的开展和运行。所以行政机关在建立文件管理相关规章制度时，一定加强实际工作中可能会出现的各种现实问题的考虑，并结合实际情况制定比较灵活的应对措施。完善的规章制度可以避免多余工作，提高文件管理工作的效率和质量。
4.改善行政机关文件管理的工作环境。为了提高行政机关文件管理工作效率必须掌握和利用当前现有的先进科学技术，通过科学手段实现文件电子化管理。所以行政机关和文件管理部门应当加强文件管理的重视，从而加强对文件管理基础设施的投资，改善文件管理工作环境，引进先进的文件管理工具和设备，利用科学手段和技术建立一个科学的、高效的网络文件系统。网络文件管理系统的实现需要性能较高的服务器、完善安全的数据库以及信息共享平台，从而实现文件统一化管理和电子化管理，同时这一技术的应用，可以改变对文件的使用，使用者可以通过信息共享平台查找到自己 需要的资料和文件，从而实现行政机关文件的规范化管理，提高文件的使用效率，发挥文件有效作用。
三、结语
文件资料是一个企业和单位重要档案信息，事业单位或者企业做出正确决策都是以文件数据为基础的，所以文件对事业单位发展具有重要的意义。在文件管理工作中，应当加强对文件的重视，制定完善的规章制度，积极引进科学的管理手段和管理方法，从而提高文件管理质量，为事业单位发展提供保障。
参考文献：
[1]何川.发展电子政务创新机关文件管理[J].办公室业务，2016，03.
[2]姚媛.提高行政机关文件管理效率的研究[J].办公室业务，2017，06.
[3]高巍.机关文件管理应把好四关[J].兰台世界，2000，08.
[4]李静.试论机关文件规范化的管理[J].攀枝花科技与信息，2000，04.
作者简介：周玉梅（1983—）女。甘肃人。本科。主要从事办公室综合管理工作。
关键词：行政机关 文件管理 效率
在传统的文件管理中，基本以纸质文件为主，随着文件的增加给管理工作带带来一定难度，在文件管理工作中经常出现文件不全，文件损坏等问题，造成重要资料的丢失和损毁，不利于行政机关工作的开展。并且随着文件的不断增加，需要更大的空间进行储存，文件从整理到归档工作的繁杂性增加的文件管理难度。对于行政机关问文件管理质量直接决定着行政机关的工作效率，所以实际工作中必须采用先进的管理方法，提高机关文件的管理效率。
一、行政机关文件管理的主要特点
1.科学性。行政机关的文件管理工作是事业单位或者企业在经营和管理中产生的重要文件，对整个企业或者事业单位发展具有重要影响。所以行政机关在进行文件管理过程中应当保证管理工作科学性和可靠性。
2.完整性。文件管理工作是对所吸收和储藏的文件进行全面管理，管理对象是所有文件，在管理工作中不能因为特殊情况只重视部分文件的管理，而忽视对其它文件的管理。尤其是行政机关中具有重要作用的文件。在实际管理工作中，工作人员应当严格按照管理要求对机关单位中所有文件进行科学管理，从而达到文件管理的最终目的。
3.系统性。行政机关作为严肃的有序的机关单位，应当保证文件管理工作实现系统性，按照规范的流程实现科学管理和规划。行政机关中的文件管理工作是为满足各个部门的需求而建立的，所以在进行文件管理工作中的应当以各个部门的实际需求为基础，严格遵守各个部门对文件管理的规章制度，从而满足行政机关对文件管理的要求。
4.政治性和权威性。行政机关在一定范围内具有管理和指挥的作用，不同层级的行政机关其任务不同，但都是为了对地方事务实现公平公正管理和决策，所以在文件管理工作中应当保证文件传递的顺畅性和文本的权威性，只有这样才能更好的推动政府部门为广大人民服务，发挥自身最大作用。
二、提高行政机关文件管理效率的有效措施
1.加强对文件管理工作的重视。文件是事业单位和企业在管理和经营中产生的各種数据信息以及发展规划等，这些文件是事业单位和企业发展的基础，居有支柱性作用，所以文件管理部门的领导和工作人员必须认识到文件管理工作对社会发展建设的重要作用。在政府部门做出的科学决策以及各项方针政策和工作措施的开招都是经过文件传递而实现的，对事业单位和企业而言，文件是本部门或者本企业重要的发展成长资料。
对文件的管理主要取决于文件管理部门领导的重视和决策，所以在开展工作前应当加强对领导的培训工作，让部门管理者认识到文件管理的重要性，加强对事业单位发展的重视，切实把文件管理工作纳入发展规划和年度计划之中。在工作中制定完善管理对策和管理方法，切实将文件管理落实到实际工作中。并制定绩效考核机制，加强对文件整理、归档工作的考察，促进文件管理工作质量的提高。在收集和整理文件时应当对文件的完整性加强重视，对归档的文件材料加强审查，对不完整的文件拒收。使管理者加强对文件管理的重视是提高文件管理工作效率的基础和前提。
2.加强文件管理工作的宣传，提高工作人员整体素质。在实际工作中应当定期组织培训和学习，针对文件管理相关理论知识和管理方法进行学习，同时加强相关工作人员之间的交流和学习，通过对文件管理要求的分析，应当建立有效的管理制度，利用强制手段促使工作人员加强对参与理论课程学习和研究，让所有工作人员能够在工作之余丰富自身专业知识素养，感受到学习的乐趣，从而不断掌握更完善、更新型的文件管理知识，不断提高自身文化修养以及工作能力，从而提高自身管理工作的效率和管理质量，为事业单位和企业提供更好的信息服务。
在实际文件管理工作中如果所有行政机关的文件管理人员都能够充分认识到自己工作岗位和工作性质和工作内容，对其他部门和单位的影响，那么在文件管理工作过程中会主动考虑自己的工作形式，分析自己的工作细节，明确其他部门对文件管理的具体要求，从而不断进行学习和研究，实现文件管理工作与其他部门之间的有效合作与协调，可以更好的提高工作效率，发挥文件的最大作用。
3.建立健全的行政机关文件管理工作规章制度。各单位在实际管理和运行中都会构建符合自身部门发展的规章制度，从而严格要求规范每个工作人员的行为和思想，在工作中只有通过严格的管理才能规范工作流程，使文件管理工作满足严谨性特点。但是在制定制度时应当避免过于严苛，否则会失去灵活性，反而起到反作用不利于工作的开展和运行。所以行政机关在建立文件管理相关规章制度时，一定加强实际工作中可能会出现的各种现实问题的考虑，并结合实际情况制定比较灵活的应对措施。完善的规章制度可以避免多余工作，提高文件管理工作的效率和质量。
4.改善行政机关文件管理的工作环境。为了提高行政机关文件管理工作效率必须掌握和利用当前现有的先进科学技术，通过科学手段实现文件电子化管理。所以行政机关和文件管理部门应当加强文件管理的重视，从而加强对文件管理基础设施的投资，改善文件管理工作环境，引进先进的文件管理工具和设备，利用科学手段和技术建立一个科学的、高效的网络文件系统。网络文件管理系统的实现需要性能较高的服务器、完善安全的数据库以及信息共享平台，从而实现文件统一化管理和电子化管理，同时这一技术的应用，可以改变对文件的使用，使用者可以通过信息共享平台查找到自己 需要的资料和文件，从而实现行政机关文件的规范化管理，提高文件的使用效率，发挥文件有效作用。
三、结语
文件资料是一个企业和单位重要档案信息，事业单位或者企业做出正确决策都是以文件数据为基础的，所以文件对事业单位发展具有重要的意义。在文件管理工作中，应当加强对文件的重视，制定完善的规章制度，积极引进科学的管理手段和管理方法，从而提高文件管理质量，为事业单位发展提供保障。
参考文献：
[1]何川.发展电子政务创新机关文件管理[J].办公室业务，2016，03.
[2]姚媛.提高行政机关文件管理效率的研究[J].办公室业务，2017，06.
[3]高巍.机关文件管理应把好四关[J].兰台世界，2000，08.
[4]李静.试论机关文件规范化的管理[J].攀枝花科技与信息，2000，04.
作者简介：周玉梅（1983—）女。甘肃人。本科。主要从事办公室综合管理工作。