论文部分内容阅读
摘 要：采购返利在医药分校企业中较为常见，业务形态多样，管理具有一定复杂性，存在一定合规风险和会计风险。全国新医改政策推行，医药分销企业的利润空间受到挤压、经营账期延长，企业需提质增效，完善细化管理以保持盈利能力。本文就当前医药分销企业采购返利的运行现状、管理薄弱环节进行分析，并对优化管理方法进行了相关思考和阐述。
关键词：医药分销；采购返利；管理实务；优化措施
中国的医药分销企业是指医药流通行业中的批发企业，是连接医药生产企业和医院、药店、医药零售终端的中间环节。医药分销企业在整体医药市场产业链中处于弱势地位，对于商业政策的谈判缺乏话语权，往往还被迫承担药品招标采购和药品限价的压力，因此获得采购返利以增加利润或降低成本显得非常重要。
一、采购返利运行的现状
（一）医药分销企业采购返利定义
返利是企业销售政策中常见业务形式，指供货方为激励采购方更多的采购及销售本企业的产品，以在一定期限内满足采购数量或金额条件后返还部分采购款项；部分采购返利还具有搭售产品、品规组合的限制条件，对采购方具有一定的采购控制意图。其实质是销售奖励或附有条件的销售价格折让。医药分销行业的采购返利是广义概念，指各种从供应商处获得的折让折扣、回款优惠、补贴或赠送、以及商品的价格补差；具体看，包括常见的商业返利、各种特殊返利、以及药品招标或医药“二次议价”等导致药品降价后供应商给予的必要的价格补偿、还有上游供应商通过分销企业返给下游客户涉及返利和补差的各种行为。
对医药分销企业，以不同方式存在或代收代付给下游客户的返利和价格补偿，在协商谈判、补偿方式、财务处理、内部控制设置等管理方面存在某些共通之处，具有共同管理的基础，均纳入采购返利进行管理。
（二）医药分销企业采购返利分类
目前医药分销企业的采购返利的构成多种多样。从返利形成的动因看，有要求实现终端销量、促进加速回款、要求实现压货、要求配合厂家完成一定特殊服务、补偿药品招标降价损失、补偿医院“二次议价”损失、平衡地区或终端销售政策及管理销售渠道等不同目的。从返利的补偿方式看，存在票面折扣直接扣减购货款、红字发票冲抵、现金返利、货物赠品等方式。从返利的最终价值实现途径看，分为在分销企业内计入利润、通过分销企业给下游客户两种途径；从返利的持续性看，存在长期的有延续性的、仅根据市场情况对政策进行单次或短期微调的返利，还存在特殊情况下单独或单项执行的临时返利。
（三）医药分销企业采购返利的特殊性
各医药分销企业品种结构不同，采购返利对销售毛利和利润的贡献不尽相同。部分医药分销企业仅靠商品的进销差价只能勉强覆盖企业的配送成本，甚至个别企业出现进销差价倒挂的情况，只有及时足额获得返利和价格补差才能形成盈利。对于这些企业，采购返利构成商品销售毛利的一部分。
医药分销企业的采购返利存在多种情形，流程控制更复杂，管理难度更大。首先，部分医药生产企业出于不同目的制定的返利政策形式灵活、设计复杂；其次，医改政策不断调整导致各种降价补差、临时性返利集中爆发；此外，上游通过其给下游客户的返利和补差款也纳入管理范围，也增加了返利核算的复杂程度。
二、实务管理中的薄弱环节
各医药分销企业越来越重视采购返利管理，但是实务中依然存在薄弱环节。
（一）书面协议的常见问题
目前医药市场环境不稳定，有些医药分销企业与供应商约定的采购返利条款没有形成最终协议或是协议约定不明确，仅通过口头或邮件确认，返利缺乏可靠计量和按期兑现的明确依据。当后期出现争议时，将会严重影响双方的合作关系，在医药分销企业处于弱势地位下对企业非常不利。缺乏书面依据不利于返利完整性的确认，给相关人员提供了舞弊机会，增加舞弊风险。
其次，部分供应商对返利政策的谈判、审批、签订流程较长，有时候返利条款在同一会计年度内不断调整，直至会计当期快结束时才能达成协议，严重影响医药分销企业销售计划的安排及达成、以及当期采购返利的核算与收回。
（二）返利台账的核算问题
随着返利类型和形式的多样化，各类信息相互交叉，信息在企业内部传递缺乏透明性，同一供应商返利涉及不同品种、同一品种面临多种类型的返利；此外，特殊返利事项层出不穷，如短期内大规模多批次降价补差、供应商阶段性促销政策、各种通过分销企业返给下游客户、返利政策频繁调整等事项，传统人工归集信息手工登记的返利台账，即使采购部门与财务部门同步编制定期核对、交叉验证不断修正，也难确保台账中采购返利的准确性与完整性。
传统返利台账需要耗费大量人力，才能实现将返利准确匹配到相应期间、归集到相应品种并准确分摊存货和成本。企业为了成本效益原则或其他原因，手工台账的记录方式可能导致采购返利核算期间不恰当、品种毛利核算不准确，影响企业当期会计信息的准确性，企业决策可能出现偏差，同时也给企业利用截止性调节当期利润提供了更大空间，加大合规风险。
（三）与供应商的对账和确认
在实务管理中，部分供应商对返利的计算、审核、确认流程复杂且耗时较长；同时短期内多批次多品种的降价补偿也给医药分销企业的数据收集、统计、核对过程增加了难度。有些医药分销企业缺乏与供应商有效的对账途径和方法，导致采购返利的回收更加滞后。
某种情况，医药分销企业不得不在未收到供应商返利时，提前向下游客户支付返利或价差，如果不能与供应商及时确认返利或补差金额，将在一定期间出现收支缺口，甚至形成损失。
三、采购返利管理的优化措施
（一）运用信息技术管理
可借助现代信息技术，结合管理方法和理论，以计算机和网络为工具，建立各种预测、分析、控制等模型，对业务数据和财务信息进行再处理的人-机系统，实现采购返利自动计算与过程管控，使信息传递充分透明，数据生成准确可靠。
在运用信息系统管理采购返利过程中，要结合企业自身特点、满足采购返利管控的要求、按照成本效益原则进行信息开发与维护，达到管理目的。通常设计开发系统时，需要将采购返利进行适当分类；系统操作时，需要专人及时、准确将返利基础信息维护到系统，同时财务人员复核；后期收到返利的信息也要及时录入，财务人员复核。整个过程，系统可以实现自动将返利归集到相应品种、并在存货与成本间按适当规则进行分摊，生成符合实际情况的品种毛利，给企业决策提供相对准确的依据。
（二）专人专岗管理
企业需设置专人管理采购返利。采购员或财务人员兼职管理均不建议。采购员重视与供应商的客情关系，往往为了维护客情关系而对供应商过于让步，弱化返利环节的催收，而且對管理过程中涉及的财务、法律和内控知识会有所欠缺；财务人员在实务工作中缺乏与供应商的直接沟通，往往侧重于事后监督，可能由于信息不对称，对返利形成过程中的问题与事项介入不够。
采购返利专人专岗管理的主要职责可以包括：建立采购返利台账、日常基础与数据维护工作、与供应商核对返利并进行函证管理、跟踪返利的应收与实收信息并负责催收、定期对采购返利情况进行分析并及时传递信息至相关领导和相关部门、及时解决采购返利过程中的问题、做好沟通协调工作。
（三）绩效考核与内部提升
采购返利情况应纳入企业的绩效评价体系，传统企业仅考核其回收结果，忽视过程考核指标。应视企业具体情况，将采购返利政策形成和年度采购协议的收集归档、价格补差信息收集与传递的及时性与准确性、与供应商对账并函证等过程工作形成相应考核指标，纳入绩效评价。
如有需要，应由内部审计部门介入，定期或不定期对采购返利管理进行内控或管理专项审计，评价企业采购返利管理的有效性并提出改进建议。
参考文献：
[1]袁德清，关于医药分销企业采购返利管理分析[J].《商业会计》，2017，（14）：30-31.
[2]余劲国，浅议医药分销企业采购返利的管控[J].《中国外资》，2013，（13）：43-44.
作者简介：
蒙剑芸，国药集团药业股份有限公司。
关键词：医药分销；采购返利；管理实务；优化措施
中国的医药分销企业是指医药流通行业中的批发企业，是连接医药生产企业和医院、药店、医药零售终端的中间环节。医药分销企业在整体医药市场产业链中处于弱势地位，对于商业政策的谈判缺乏话语权，往往还被迫承担药品招标采购和药品限价的压力，因此获得采购返利以增加利润或降低成本显得非常重要。
一、采购返利运行的现状
（一）医药分销企业采购返利定义
返利是企业销售政策中常见业务形式，指供货方为激励采购方更多的采购及销售本企业的产品，以在一定期限内满足采购数量或金额条件后返还部分采购款项；部分采购返利还具有搭售产品、品规组合的限制条件，对采购方具有一定的采购控制意图。其实质是销售奖励或附有条件的销售价格折让。医药分销行业的采购返利是广义概念，指各种从供应商处获得的折让折扣、回款优惠、补贴或赠送、以及商品的价格补差；具体看，包括常见的商业返利、各种特殊返利、以及药品招标或医药“二次议价”等导致药品降价后供应商给予的必要的价格补偿、还有上游供应商通过分销企业返给下游客户涉及返利和补差的各种行为。
对医药分销企业，以不同方式存在或代收代付给下游客户的返利和价格补偿，在协商谈判、补偿方式、财务处理、内部控制设置等管理方面存在某些共通之处，具有共同管理的基础，均纳入采购返利进行管理。
（二）医药分销企业采购返利分类
目前医药分销企业的采购返利的构成多种多样。从返利形成的动因看，有要求实现终端销量、促进加速回款、要求实现压货、要求配合厂家完成一定特殊服务、补偿药品招标降价损失、补偿医院“二次议价”损失、平衡地区或终端销售政策及管理销售渠道等不同目的。从返利的补偿方式看，存在票面折扣直接扣减购货款、红字发票冲抵、现金返利、货物赠品等方式。从返利的最终价值实现途径看，分为在分销企业内计入利润、通过分销企业给下游客户两种途径；从返利的持续性看，存在长期的有延续性的、仅根据市场情况对政策进行单次或短期微调的返利，还存在特殊情况下单独或单项执行的临时返利。
（三）医药分销企业采购返利的特殊性
各医药分销企业品种结构不同，采购返利对销售毛利和利润的贡献不尽相同。部分医药分销企业仅靠商品的进销差价只能勉强覆盖企业的配送成本，甚至个别企业出现进销差价倒挂的情况，只有及时足额获得返利和价格补差才能形成盈利。对于这些企业，采购返利构成商品销售毛利的一部分。
医药分销企业的采购返利存在多种情形，流程控制更复杂，管理难度更大。首先，部分医药生产企业出于不同目的制定的返利政策形式灵活、设计复杂；其次，医改政策不断调整导致各种降价补差、临时性返利集中爆发；此外，上游通过其给下游客户的返利和补差款也纳入管理范围，也增加了返利核算的复杂程度。
二、实务管理中的薄弱环节
各医药分销企业越来越重视采购返利管理，但是实务中依然存在薄弱环节。
（一）书面协议的常见问题
目前医药市场环境不稳定，有些医药分销企业与供应商约定的采购返利条款没有形成最终协议或是协议约定不明确，仅通过口头或邮件确认，返利缺乏可靠计量和按期兑现的明确依据。当后期出现争议时，将会严重影响双方的合作关系，在医药分销企业处于弱势地位下对企业非常不利。缺乏书面依据不利于返利完整性的确认，给相关人员提供了舞弊机会，增加舞弊风险。
其次，部分供应商对返利政策的谈判、审批、签订流程较长，有时候返利条款在同一会计年度内不断调整，直至会计当期快结束时才能达成协议，严重影响医药分销企业销售计划的安排及达成、以及当期采购返利的核算与收回。
（二）返利台账的核算问题
随着返利类型和形式的多样化，各类信息相互交叉，信息在企业内部传递缺乏透明性，同一供应商返利涉及不同品种、同一品种面临多种类型的返利；此外，特殊返利事项层出不穷，如短期内大规模多批次降价补差、供应商阶段性促销政策、各种通过分销企业返给下游客户、返利政策频繁调整等事项，传统人工归集信息手工登记的返利台账，即使采购部门与财务部门同步编制定期核对、交叉验证不断修正，也难确保台账中采购返利的准确性与完整性。
传统返利台账需要耗费大量人力，才能实现将返利准确匹配到相应期间、归集到相应品种并准确分摊存货和成本。企业为了成本效益原则或其他原因，手工台账的记录方式可能导致采购返利核算期间不恰当、品种毛利核算不准确，影响企业当期会计信息的准确性，企业决策可能出现偏差，同时也给企业利用截止性调节当期利润提供了更大空间，加大合规风险。
（三）与供应商的对账和确认
在实务管理中，部分供应商对返利的计算、审核、确认流程复杂且耗时较长；同时短期内多批次多品种的降价补偿也给医药分销企业的数据收集、统计、核对过程增加了难度。有些医药分销企业缺乏与供应商有效的对账途径和方法，导致采购返利的回收更加滞后。
某种情况，医药分销企业不得不在未收到供应商返利时，提前向下游客户支付返利或价差，如果不能与供应商及时确认返利或补差金额，将在一定期间出现收支缺口，甚至形成损失。
三、采购返利管理的优化措施
（一）运用信息技术管理
可借助现代信息技术，结合管理方法和理论，以计算机和网络为工具，建立各种预测、分析、控制等模型，对业务数据和财务信息进行再处理的人-机系统，实现采购返利自动计算与过程管控，使信息传递充分透明，数据生成准确可靠。
在运用信息系统管理采购返利过程中，要结合企业自身特点、满足采购返利管控的要求、按照成本效益原则进行信息开发与维护，达到管理目的。通常设计开发系统时，需要将采购返利进行适当分类；系统操作时，需要专人及时、准确将返利基础信息维护到系统，同时财务人员复核；后期收到返利的信息也要及时录入，财务人员复核。整个过程，系统可以实现自动将返利归集到相应品种、并在存货与成本间按适当规则进行分摊，生成符合实际情况的品种毛利，给企业决策提供相对准确的依据。
（二）专人专岗管理
企业需设置专人管理采购返利。采购员或财务人员兼职管理均不建议。采购员重视与供应商的客情关系，往往为了维护客情关系而对供应商过于让步，弱化返利环节的催收，而且對管理过程中涉及的财务、法律和内控知识会有所欠缺；财务人员在实务工作中缺乏与供应商的直接沟通，往往侧重于事后监督，可能由于信息不对称，对返利形成过程中的问题与事项介入不够。
采购返利专人专岗管理的主要职责可以包括：建立采购返利台账、日常基础与数据维护工作、与供应商核对返利并进行函证管理、跟踪返利的应收与实收信息并负责催收、定期对采购返利情况进行分析并及时传递信息至相关领导和相关部门、及时解决采购返利过程中的问题、做好沟通协调工作。
（三）绩效考核与内部提升
采购返利情况应纳入企业的绩效评价体系，传统企业仅考核其回收结果，忽视过程考核指标。应视企业具体情况，将采购返利政策形成和年度采购协议的收集归档、价格补差信息收集与传递的及时性与准确性、与供应商对账并函证等过程工作形成相应考核指标，纳入绩效评价。
如有需要，应由内部审计部门介入，定期或不定期对采购返利管理进行内控或管理专项审计，评价企业采购返利管理的有效性并提出改进建议。
参考文献：
[1]袁德清，关于医药分销企业采购返利管理分析[J].《商业会计》，2017，（14）：30-31.
[2]余劲国，浅议医药分销企业采购返利的管控[J].《中国外资》，2013，（13）：43-44.
作者简介：
蒙剑芸，国药集团药业股份有限公司。