摘要：随着科学技术的发展，信息技术的使用也是日益增多，计算机在组织单位的处理中被广泛使用，因此产生了大量的电子文件，而这些文件也是信息和通信技术的重要组成部分。各单位信息的重要组成部分，是社会科学技术发展不可避免的产物，也是档案业未来发展的必然趋势。现代档案管理也需要逐步转向电子档案管理。因此，档案管理人员必须充分了解和熟悉电子档案库，以便更好地管理档案。因此，笔者将在下文浅谈一下电子档案管理的优点及如何避免电子档案管理中的缺陷和问题。
　　关键词：电子档案;优缺点;管理档案
　　1 电子档案的优势
　　考虑到技术的特点以及办公系统中电子技术应用的速度、准确性和及时性，使用电子档案自然有以下好处：
　　（1）目前，电子档案的快速计算机化使工作人员能够避免档案搜索和检索方面的困难，并同时减少工作人员的工作量。提高档案管理和查询的质量和速度，释放文件档案管理人员的时间进行有效的查档归档。
　　（2）通过使用电子文件，可以更好地保证档案的完整性，纸面档案是人工存档和保存的，可是却会增加错误的可能性。但当电子档案由电子计算机网络管理时，这些任务可以通过计算机自动化，大大减少了人为错误的数量。电子档案管理节省了时间，节省的时间可以提高工作人员的能力和业务水平。
　　（3）在档案保密方面更容易做到。电子文件载体是一台计算机，它可以配置一个机密程序，使没有权限的人不能够访问该程序，从而保证档案的保密性。
　　（4）電子档案的使用也可以大大提高档案管理的质量。人为因素的多样性增加了错误的可能性，电子档案基本上是电脑化的，这有助于提高文件档案的管理和使用的质量和效率，从而提高其效率。
　　2 电子档案存在的弊端
　　电子档案具有许多优势，是未来不可避免的趋势，但由于信息技术固有的局限性，它们造成了一些弊端，也值得我们警惕。
　　（1）电子文件原件可以容易地被篡改。例如;电子文件容易被篡改而不留下任何痕迹、作者无法保留自己的笔迹、单位负责人无法在形成的文件材料磁盘上签发，而且很难随后确定文档是否真实和权威性等等情况。
　　（2）电子档案的安全性很脆弱。信息技术的一个致命缺陷是它的安全问题，网络技术的应用更可能使问题恶化，计算机病毒，黑客等等。使用技术手段销毁和获取它所谋求的档案，会损害电子档案的保密性，而第三方使用技术手段修改存档信息的可能性对档案的管理构成严重威胁。
　　（3）没有统一的电子档案管理软件系统。计算机软件的开发远远落后于硬件的开发，远远不能满足所有的存储需要。将不可避免地影响到相互使用和国家连通性。
　　3 做好电子档案管理工作的举措
　　首先，必须建立适当的电子档案管理标准和系统，尽可能同时建立文件管理和档案管理的统一领导和规划。文件管理前的指导和控制将纳入档案服务的业务责任，以确保从档案到存取的所有内容都在档案服务的统一监督之下。制定电子文件存档管理的科学、合理和统一标准。
　　第2，由于易受外部影响，在没有管理规则的情况下，电子档案的质量和可靠性取决于工作人员的尽职态度和业务水平。因此必须通过管理工作人员的档案管理的意识，这增加了电子文件生产者和管理者的责任。认真和负责的工作精神、严格的工作方式和卓越的技术水平对于确保电子文件的独特性和真实性至关重要。
　　第三，建立一个电子档案的审批制度，以确保电子档案的安全流通，因为电子文件可能同时存在于不同的媒体上，视需要而定，或者可以互换，包括字体、签名等，例如，可以通过基本的计算机复制和粘贴功能来实现文档的完全一致性，因此电子文档只能保证真实性，而不能确定来源。然而，由于计算机系统中信息的相对独立性和计算机环境本身的特点，很容易添加为确保电子档案的安全所必需的保密和保密措施，删除和修改系统中的信息，并在修改后立即创建新的文件，不留下任何改变迹象。在这种情况下，如果数据未被保存，则在数据修改后，原始文件是隐形的，完整无缺的，因此，档案馆必须及时存档第一手电子文件和电子信息，以确保其今后使用的准确性。
　　最后，将建立一个电子档案应用控制系统，电子档案易于更改，且没有任何痕迹，因此在应用过程中必须受到严格的控制。首先要进行使用权限的审，。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。控制系统确保对整个过程的有效跟踪，并自动生成相关的记录，作为进一步核查的基础。
　　综上所述，办公室自动化系统将产生大量的电子档案，其应用将有助于和提高各部厅工作的质量，同时也会产生新的档案管理问题。电子档案的管理是一项值得深入研究的主题，目前仍在继续。电子档案是未来发展的必然趋势，我们必须意识到这一情况，努力提高我们的专业水平，采取积极措施，有效地转变优先事项和工作方法，应对挑战，掌握电子档案的特殊性，将其纳入实践中。
　　（作者单位：中华人民共和国常州海事局）