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摘 要:会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。会计档案不仅要保存好,还要把已经没有用或过期失效的档案及时销毁。
关键词:会计档案 会计档案保管 立卷 管理 规范 保管 销毁清册 监销
中图分类号:F233 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)02(b)-0147-01
会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而,会计档案管理是财务管理的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接影响财务管理的质量和水平。因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地适应我国的现代化建设和社会主义市场经济发展的需要,同时,也为本单位的业务发展提供有力的支持。
1 会计档案管理中存在的问题
会计档案要妥善管理好,要注意可能存在的问题。
1.1 会计档案保管不规范
有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管,而是由会计人员自行保管;有些单位没有成立综合档案室,各类档案分别由具体工作人员保管;有些单位虽设有专职档案管理人员,但未接收会计档案;有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》,要求会计人员自行保管会计档案;还有个别单位由于档案箱不足,将会计档案装入纸箱中,放在会计室的柜顶上或任意堆放。
1.2 会计档案立卷不规范
有些单位会计凭证装订后没有封粘,或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章,会计凭证装订封皮项目填写不全;有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置,活页账簿没按统一标准填写封面,会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点,没有移交清单,没有按照永久、定期两类分别保管,不仅查找非常困难,而且销毁档案也不及时,造成会计档案积累过多,无处存放。
2 解决会计档案管理存在问题的措施
2.1 加强会计档案管理
理顺会计档案管理体制,实行委派制管理单位的会计档案,应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定,明确会计档案的所有权是委托单位,将委托单位的会计档案整理规范,在核算中心暂保管1年,期满后编制会计档案案卷目录,连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案,向委托单位的档案机构移交。
2.2 规范会计档案立卷
装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮,封粘装订线,并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中,必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账,活页账簿必须将空白账页取出,已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”,与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘,由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号,分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。
2.3 规范会计档案保管
已建立综合档案室的单位,财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续,将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位,会计档案暂由财会部门妥善保管,但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员,其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管,不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门,其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人,应立即办理移交手续。
3 会计档案的销毁
会计档案不仅要保存好,还要会及时销毁,有利于档案查阅。根据规定,会计档案保管期满需要销毁的,可以按照规定程序予以销毁。
3.1 编造会计档案销毁清册
会计档案保管期满需要销毁的,由本单位档案部门提出意见,会同财务会计部门共同进行审查和鉴定,并在此基础上编制会计档案销毁清册。会计档案销毁注册是销毁会计档案的记录和报批文件,一般应包括的内容是:会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。
3.2 专人负责监销
销毁会计档案时,应当由单位的档案机构和会计机构共同派人监销;监销人在销毁会计档案前应当按照会计档案销毁清册所列内容,清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,监销人应当在会计档案销毁清册上签章,并将监销情况报告本单位负责人。
3.3 不得销毁的会计档案
对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,而应当单独抽出立卷,保管到未了事项完毕时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册上列明。另外,正在建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案也不得销毁。
4 结语
会计档案的管理是会计工作的重要组成部分,不仅要把有效的会计档案存好管好,还要把已经没用或过期等失效的档案及时进行销毁处理,努力实现会计档案管理工作的高效和有条不紊,使其为本单位的财务工作健康有序,经营管理全面发展而发挥出应有的保驾护航的职能作用。
参考文献
[1] 中华人民共和国会计法[Z].2000.
[2] 中华人民共和国档案法[Z].1996.
[3] 会计档案管理办法[Z].1999.
关键词:会计档案 会计档案保管 立卷 管理 规范 保管 销毁清册 监销
中图分类号:F233 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)02(b)-0147-01
会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而,会计档案管理是财务管理的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接影响财务管理的质量和水平。因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地适应我国的现代化建设和社会主义市场经济发展的需要,同时,也为本单位的业务发展提供有力的支持。
1 会计档案管理中存在的问题
会计档案要妥善管理好,要注意可能存在的问题。
1.1 会计档案保管不规范
有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管,而是由会计人员自行保管;有些单位没有成立综合档案室,各类档案分别由具体工作人员保管;有些单位虽设有专职档案管理人员,但未接收会计档案;有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》,要求会计人员自行保管会计档案;还有个别单位由于档案箱不足,将会计档案装入纸箱中,放在会计室的柜顶上或任意堆放。
1.2 会计档案立卷不规范
有些单位会计凭证装订后没有封粘,或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章,会计凭证装订封皮项目填写不全;有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置,活页账簿没按统一标准填写封面,会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点,没有移交清单,没有按照永久、定期两类分别保管,不仅查找非常困难,而且销毁档案也不及时,造成会计档案积累过多,无处存放。
2 解决会计档案管理存在问题的措施
2.1 加强会计档案管理
理顺会计档案管理体制,实行委派制管理单位的会计档案,应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定,明确会计档案的所有权是委托单位,将委托单位的会计档案整理规范,在核算中心暂保管1年,期满后编制会计档案案卷目录,连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案,向委托单位的档案机构移交。
2.2 规范会计档案立卷
装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮,封粘装订线,并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中,必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账,活页账簿必须将空白账页取出,已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”,与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘,由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号,分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。
2.3 规范会计档案保管
已建立综合档案室的单位,财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续,将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位,会计档案暂由财会部门妥善保管,但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员,其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管,不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门,其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人,应立即办理移交手续。
3 会计档案的销毁
会计档案不仅要保存好,还要会及时销毁,有利于档案查阅。根据规定,会计档案保管期满需要销毁的,可以按照规定程序予以销毁。
3.1 编造会计档案销毁清册
会计档案保管期满需要销毁的,由本单位档案部门提出意见,会同财务会计部门共同进行审查和鉴定,并在此基础上编制会计档案销毁清册。会计档案销毁注册是销毁会计档案的记录和报批文件,一般应包括的内容是:会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。
3.2 专人负责监销
销毁会计档案时,应当由单位的档案机构和会计机构共同派人监销;监销人在销毁会计档案前应当按照会计档案销毁清册所列内容,清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,监销人应当在会计档案销毁清册上签章,并将监销情况报告本单位负责人。
3.3 不得销毁的会计档案
对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,而应当单独抽出立卷,保管到未了事项完毕时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册上列明。另外,正在建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案也不得销毁。
4 结语
会计档案的管理是会计工作的重要组成部分,不仅要把有效的会计档案存好管好,还要把已经没用或过期等失效的档案及时进行销毁处理,努力实现会计档案管理工作的高效和有条不紊,使其为本单位的财务工作健康有序,经营管理全面发展而发挥出应有的保驾护航的职能作用。
参考文献
[1] 中华人民共和国会计法[Z].2000.
[2] 中华人民共和国档案法[Z].1996.
[3] 会计档案管理办法[Z].1999.